Konfigurasi ERP Fasilkom UI 2020: [UAS-No3] - Ringkasan Odoo Purchasing Module + Slides

#Nathanael 

#1706043670 

#UIERP1 

#UniversitasIndonesiaFasilkom 

#ERP 

#Odoo 

#Dr. Ir. Agung Terminanto, MBA

============================

Selamat malam semuanya, dalam postingan kali ini saya ingin membagikan ringkasan Odoo Purchase Module dan Slides untuk membandingkan Odoo Purchase Module dengan aplikasi yang biasa digunakan untuk Purchasing lainnya.

1. Manfaat penerapan ERP Odoo pada Sistem Informasi perusahaan

Odoo merupakan Enterprise Resource Package yang sangat fleksibel atas kebutuhan penggunanya. Bagaikan permainan lego, terdapat ribuan modul Odoo yang dapat diinstall untuk membangun Enterprise Resource Package yang sempurna untuk perusahaan. Sesuai dengan fungsi utama Enterprise Resource Package, penerapan Odoo bertujuan utama untuk membangun sistem informasi perusahaan yang holistik, yaitu terintegrasi sepenuhnya dalam setiap bagian. 

Dengan ribuan modul Odoo yang terus berkembang dan terus bertambah, Odoo dapat menjangkau seluruh bagian perusahaan. Mulai dari sektor edukasi hingga sektor finansial, sektor manajemen keuangan perusahaan hingga pembagian beban kerja proyek, hampir seluruh aspek manajemen dapat didukung oleh Odoo. Dengan kemudahan hanya menginstall modul saja, Odoo menjadi pilihan ERP yang paling baik bagi perusahaan.

Komunitas Odoo yang bersahabat dan luas juga merupakan suatu nilai tambahan. ERP merupakan sistem yang kompleks, sehingga dukungan resmi dan dukungan komunitas merupakan hal yang berharga. Di Indonesia, grup Komunitas Odoo Indonesia di telegram menyediakan pelatihan dan pembahasan Odoo harian yang gratis dan dapat diikuti oleh siapa saja.

Murah tetapi tidak murahan. Jika belum yakin untuk membeli paket ERP Odoo, kita dapat mencoba Odoo versi komunitas secara gratis. Harga yang ditawarkan oleh Odoo berupa paket - paket implementasi dan seluruhnya sepadan dengan layanan yang diberikan. Sudah banyak perusahaan, kecil hingga besar, lokal hingga internasional, menerapkan Odoo pada sistem informasi perusahaan.

2. Penerapan pada Divisi Purchase

Modul Purchase

Odoo memiliki modul resmi yang berfokus pada proses bisnis purchase. Modul Purchase bawaan dari Odoo menyediakan segala fitur yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses divisi purchasing dari PT KITA, beberapa diantaranya adalah:

• Membuat RFQ (Request for Quotation) yang all-in-one, pengiriman email melalui Odoo dan pembuatan surat RFQ yang konsisten dan automatis.
• Membuat PO (Purchase Order) secara langsung maupun konversi dari RFQ. Fitur membuat PO juga mendukung pengiriman email melalui Odoo dan pembuatan surat PO yang konsisten dan automatis.
• Validasi Delivery untuk memastikan atau memonitor status pengiriman barang dari vendor hingga masuk kedalam Gudang. Sangat berguna dan membantu untuk pemilihan opsi partial delivery.

Selain fungsi utama proses bisnis divisi purchasing, modul purchase juga memiliki fitur yang berkaitan dengan peningkatan proses bisnis, yaitu:

• Pilihan auto create procurement request jika stok barang di gudang sudah kurang dari batas tertentu.
• Pilihan memulai Purchase Requisition dari divisi lain PT KITA untuk meminta penambahan kuota suatu barang di gudang. Hal ini meningkatkan integrasi antara divisi purchase dan divisi lain, seperti sales, manufaktur, inventori, bahkan HRD.
• Menyediakan fitur analisa data hasil proses bisnis purchasing agar menjadi insight bagi pengambilan keputusan oleh board of directors

Seluruh fungsi tersebut memungkinkan divisi purchase PT KITA terintegrasi tingkat tinggi dengan seluruh divisi lainnya dan mengurangi terjadinya human error yang mungkin terjadi jika data harus dimasukan (input) berkali – kali secara manual.

Perbandingan dengan software lain

Jika dibandingkan dengan software yang umum digunakan oleh divisi purchase pada perusahaan lain, akan sangat relevan jika kita memilih Microsoft Excel sebagai pembanding.

Microsoft Excel merupakan aplikasi spreadsheet yang dapat digunakan untuk mengolah data secara umum (general). Alasan utama banyaknya pengguna Microsoft Excel, khususnya dalam divisi purchase di perusahaan – perusahaan lain, adalah fleksibilitas dan kemampuan multifungsi dari Microsoft Excel. Memuat data divisi purchase melalui Microsoft Excel dapat dilakukan dengan membuat skema table.

1. Manajemen Data
   Modul Purchase dari Odoo mengelola data purchasing dalam satu lokasi (satu menu) yaitu menu purchase, sehingga seluruh CRUD pada proses purchasing dapat dilakukan dengan kurang lebih 3 klik. Sedangkan setiap data transaksi untuk perusahaan atau vendor yang berbeda di Microsoft Excel akan disimpan pada file yang berbeda. Penyimpanan file yang berbeda – beda akan mempersulit tim divisi purchase untuk mengelola data karena tidak tersentralisir.
2. Integrasi
   Seperti yang telah dijelaskan, Modul Purchase dari Odoo menjunjung tinggi integrasi antar modul pada level perusahaan. Sebagai contoh, basis data vendor yang digunakan pada modul purchase merupakan basis data yang sama digunakan pada modul sales dan CRM. Pemerbaruan pada basis data vendor langsung terimplementasi pada seluruh modul. Sedangkan Microsoft Excel bekerja dengan soliter dan tidak terintegrasi. Jika terdapat pemerbaruan basis data vendor, maka setiap divisi harus memperbarui basis data masing – masing terkait informasi vendor tersebut.
3. Fungsi
   Modul Purchase dari Odoo telah dilengkapi dengan fitur yang diperlukan proses bisnis dari divisi purchase, sehingga seluruh kegiatan (pengelolaan data hingga pengiriman surat) dapat dilakukan dari satu menu yang sama. Sedangkan pengguna Microsoft Excel harus membuat sendiri surat permintaan penawaran dari aplikasi lain, kemudian mengirimnya secara manual melalui email.
4. Akurasi
   Hasil dari integrasi dan fungsi dari modul purchase Odoo adalah tingginya akurasi data. Risiko kesalahan memasukan data dapat ditekan hingga tingkat minimal karena seluruh input untuk proses bisnis tertentu merupakan output dari proses bisnis lainnya. Sebaliknya, dukungan kesinambungan data dari Microsoft Excel sangat minim dan tidak dapat diautomasi.

3.    Kesimpulan

Setiap sistem informasi yang baik memerlukan pengelolaan data yang efektif dan efisien dengan tingkat redundansi basis data yang sangat rendah. Kebutuhan akan integrasi merupakan motivasi PT KITA mengimplementasi ERP yaitu Odoo. Pemilihan Odoo sebagai ERP yang diimplementasi PT KITA memiliki dasar yang kuat. Pertama, Odoo memiliki dukungan resmi dan dukungan komunitas yang sangat kuat. Kedua, harga yang ditawarkan oleh Odoo termasuk murah bila dibandingkan dengan banyaknya fitur yang didapatkan. Ketiga, pengembangan Odoo sangat cepat. Keempat, banyaknya modul yang meningkatkan fleksibilitas Odoo. Dalam implementasinya pada divisi purchase pun sangat kompatibel, bahkan meningkatkan kemampuan sistem informasi divisi purchase hingga tingkat DSS (Decision Support System)

Dokumen ini juga dapat diakses dalam bentuk slides dan docs pada link berikut

Semoga bermanfaat~~